Como mudar de contabilista: passo a passo e sem perder prazos

Resposta curta: pode mudar de contabilista quando decidir, e a mudança é mais simples do que parece. Escolhe o novo contabilista, acerta as contas com o atual, comunica a decisão por escrito, e os dois contabilistas tratam da passagem: a nomeação no Portal das Finanças e a entrega dos documentos. O segredo para não falhar prazos é combinar bem a data de fim e quem trata de cada obrigação.

Muitos empresários adiam a mudança por receio de complicações. Na prática, quando é bem feita, o negócio quase não dá por ela. Abaixo está o processo passo a passo e os cuidados que fazem a diferença.

Quando faz sentido mudar

Se se reconheceu em alguns dos 8 sinais de que a contabilidade está a travar o seu negócio, como não saber quanto ganha, descobrir os prazos em cima da hora ou esperar dias por uma resposta, provavelmente está na altura.

Não precisa de esperar pelo fim do ano. A empresa pode mudar de contabilista quando decidir. Ainda assim, a passagem é mais simples no fim de um período fechado: depois de entregar uma declaração de IVA, no fim de um trimestre ou no início do ano.

1. Escolha o novo contabilista

Antes de comunicar a mudança, tenha a escolha feita. Confirme três coisas:

• É Contabilista Certificado. A Ordem dos Contabilistas Certificados tem uma pesquisa pública no seu site, onde pode confirmar a inscrição.
• Conhece o seu tipo de negócio e as obrigações que ele tem: salários, IVA mensal ou trimestral, operações com o estrangeiro.
• Explica-lhe por escrito o que fica incluído e quanto custa. Uma proposta clara evita surpresas mais tarde.

2. Acerte as contas com o contabilista atual

Verifique se tem honorários em dívida e regularize-os antes de avançar. Não é só uma questão de cortesia: segundo as regras da Ordem dos Contabilistas Certificados, o novo contabilista deve confirmar que os honorários do anterior estão pagos, e os documentos do período em dívida podem, excecionalmente, ficar retidos. Com as contas acertadas, a passagem corre sem atritos.

3. Comunique a decisão por escrito

Informe o contabilista atual de que vai mudar, por escrito, e indique a data a partir da qual deixa de prestar serviço. Uma carta registada com aviso de receção ou um email com confirmação de leitura deixam registo.

Nesta comunicação, combine também quem trata das obrigações que estão a decorrer: a última declaração de IVA, os salários do mês, a Segurança Social. É aqui que se evitam as falhas de prazo.

4. Os dois contabilistas falam entre si

Este passo é uma obrigação deontológica. Antes de aceitar o serviço, o novo contabilista deve contactar o anterior por escrito (artigo 74.º do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados e artigo 16.º do Código Deontológico).

Esse contacto serve para garantir uma passagem leal e organizada. A Ordem indica que o contabilista anterior deve prestar a informação e os esclarecimentos relativos às funções que desempenhava no prazo máximo de 15 dias, sempre com respeito pelo sigilo profissional.

5. A nomeação no Portal das Finanças

A alteração do contabilista certificado da empresa fica registada no Portal das Finanças. O novo contabilista inicia o processo de nomeação e a empresa confirma-o no Portal. Não é preciso ir a um serviço de Finanças.

A partir daí, o novo contabilista passa a ser o responsável técnico pela contabilidade e pelas declarações fiscais da empresa.

6. A passagem dos documentos

Os documentos do cliente devem ser devolvidos. A Ordem indica um prazo máximo de 60 dias a contar do fim do contrato (artigo 15.º do Código Deontológico), e a entrega deve ficar registada num documento ou auto de receção.

Em regra, a passagem inclui:

• os ficheiros da contabilidade (SAF-T e cópias de segurança), balancetes e extratos de conta;
• as declarações entregues: IVA, declarações de remunerações, Modelo 22, IES e respetivos comprovativos;
• o processamento salarial: recibos, contratos e mapas de férias;
• o mapa de depreciações dos bens da empresa e o dossier fiscal;
• a lista de obrigações em curso e de notificações por responder.

Não esquecer os acessos: senhas do Portal das Finanças, da Segurança Social Direta e de outras plataformas. No fim da mudança, é boa prática alterá-las.

7. O primeiro mês com o novo contabilista

Com os documentos na mão, o novo contabilista deve rever o que ficou feito, confirmar que não há obrigações em falta e preparar consigo o calendário dos próximos meses. É também a altura certa para olhar para o enquadramento fiscal com olhos novos: o regime ainda é o melhor para si?

Os erros mais comuns ao mudar de contabilista

• Mudar sem data de fim combinada. Durante umas semanas, ninguém se sente responsável, e uma declaração fica por entregar.
• Deixar honorários em aberto. Atrasa a entrega dos documentos e cria um conflito desnecessário.
• Não pedir os comprovativos das declarações. Mais tarde, é difícil provar o que foi entregue e quando.
• Esquecer os acessos às plataformas. Sem senhas, o novo contabilista não consegue responder a tempo a uma notificação.

Eu trato da mudança consigo

Mudar de contabilista não tem de ser um processo pesado. Quando um cliente vem ter comigo, trato da passagem com o contabilista anterior, da nomeação nas Finanças e da recolha dos documentos, para que nenhuma obrigação fique por cumprir. Do seu lado, fica a decisão e pouco mais.

Se está a pensar mudar, conte-me o seu caso. Respondo com uma proposta à medida, sem compromisso.

As referências ao Estatuto e ao Código Deontológico seguem as orientações publicadas pela Ordem dos Contabilistas Certificados.