8 sinais de que a sua contabilidade está a travar o seu negócio

Resposta curta: a contabilidade não serve só para cumprir obrigações. Se não sabe quanto ganha de facto, se descobre os prazos em cima da hora ou se sente que paga impostos a mais, a sua contabilidade está a travar o negócio em vez de o ajudar. Abaixo estão os oito sinais mais comuns e o que deve esperar de um acompanhamento a sério.

Antes de ser contabilista, fui empresário. Conheço estes sinais dos dois lados da mesa: como quem gere um negócio e como quem trata dos números. Quase todos têm a mesma origem: uma contabilidade que olha apenas para trás, quando devia ajudar a ver o caminho.

1. Não sabe quanto ganha de facto

Sabe quanto faturou, mas não sabe quanto sobra. Os números do mês chegam semanas depois, ou só aparecem no fim do ano, quando já não há nada a fazer.

Sem esta informação, cada decisão é feita por intuição. É como navegar com nevoeiro: pode correr bem, mas não sabe porquê.

O que deve esperar: números atualizados e explicados em linguagem simples. Quanto faturou, quanto gastou, quanto deve reservar para impostos e quanto fica, de facto, para si e para o negócio.

2. Sente que paga impostos a mais

O regime fiscal foi escolhido no primeiro dia e nunca mais ninguém olhou para ele. As despesas não são todas aproveitadas, as deduções ficam esquecidas e os benefícios a que tem direito passam ao lado.

Pagar menos impostos não é fugir aos impostos. É garantir que não paga mais do que deve.

O que deve esperar: uma revisão regular do enquadramento fiscal, com perguntas como “este ainda é o regime certo para mim?” ou “compensa passar a empresa?”. Para uma primeira ideia, experimente o simulador recibos verdes ou empresa.

3. Descobre os prazos em cima da hora

O IVA, a Segurança Social, as declarações mensais: corre sempre atrás do calendário fiscal, e a mensagem do contabilista chega na véspera, com um valor para pagar que não esperava.

O que deve esperar: aviso com antecedência do que tem de entregar e pagar, e quanto. O calendário fiscal ajuda a ter a visão do ano, mas o ideal é não ter de se lembrar de nada.

Sabia que pode pagar o IVA em prestações, sem juros? O IVA apurado na declaração periódica pode ser pago em até três prestações mensais, sem juros, sem penalidades e sem garantia. O pedido faz-se no Portal das Finanças até ao fim do prazo de entrega da declaração, cada prestação tem de ter pelo menos 25 € e a situação tributária e contributiva tem de estar regularizada. No segundo semestre, as prestações não podem ir além do fim do ano. Não reduz o imposto, mas alivia a tesouraria sem qualquer custo, e é precisamente o tipo de opção que só aproveita quem é avisado a tempo.

Enquadramento legal: artigo 16.º-C do Decreto-Lei n.º 125/2021, de 30 de dezembro, aditado pelo Decreto-Lei n.º 85/2022, de 21 de dezembro.

4. Recebe coimas e notificações das Finanças

Uma declaração entregue fora do prazo, um valor mal declarado, uma notificação que ninguém viu a tempo. As coimas parecem pequenas uma a uma, mas somam-se, e cada notificação traz trabalho e preocupação.

O que deve esperar: obrigações cumpridas a tempo e acompanhamento das notificações. Se algo correr mal, quer saber por quem trata da sua contabilidade, e não pelas Finanças.

5. As respostas demoram dias

Envia uma pergunta simples e a resposta chega dias depois, ou nunca chega. Quando liga, fala com alguém diferente de cada vez, que não conhece o seu caso.

Num negócio, as dúvidas raramente podem esperar. Uma proposta a um cliente, uma contratação, uma despesa grande: a resposta é precisa agora.

O que deve esperar: um interlocutor que conhece o seu negócio e responde com rapidez, pelo canal que lhe for mais prático.

6. Toma decisões importantes às cegas

Contratar o primeiro trabalhador, comprar um carro para a empresa, investir num equipamento, aumentar preços. São decisões com impacto durante anos e, muitas vezes, são tomadas sem fazer as contas.

Contratar alguém, por exemplo, custa bem mais do que o salário: há 14 meses de vencimento, Segurança Social, seguro e outros encargos. O simulador do custo de um trabalhador mostra a diferença.

O que deve esperar: que o contabilista faça as contas consigo antes de decidir, e não apenas depois.

7. O dinheiro pessoal e o do negócio andam misturados

A mesma conta para as compras de casa e para os pagamentos a fornecedores, despesas pessoais pagas pela empresa e levantamentos sem registo. É um dos erros mais comuns em quem está a começar, e um dos que mais complica a contabilidade e os impostos.

O que deve esperar: ajuda para separar e organizar desde o primeiro dia. A casa arrumada poupa tempo, dinheiro e conversas difíceis com as Finanças.

8. A contabilidade só olha para trás

Este é o sinal que junta todos os outros. A contabilidade regista o que já aconteceu, entrega as declarações e fica por aí. Ninguém lhe diz para onde o negócio está a ir, se é viável ou onde pode crescer.

Para mim, a contabilidade é sobretudo uma ferramenta de gestão. Bem feita, funciona como um farol: não navega por si, mas mostra-lhe onde estão as rochas e onde fica o porto seguro.

O que deve esperar: um parceiro que olha para os seus números consigo, com regularidade, e o ajuda a decidir o passo seguinte.

Reconheceu algum destes sinais?

Um ou dois sinais podem ser pontuais. Três ou mais indicam que a contabilidade não está a acompanhar o seu negócio.

A boa notícia é que se resolve. Pode mudar de contabilista quando decidir, e a mudança é mais simples do que parece: eu trato da passagem com o contabilista anterior, para que nenhuma obrigação fique por cumprir.

Se quiser, conte-me o seu caso. Respondo com uma proposta à medida, sem compromisso.